FAQ - Steuern und Sozialversicherung

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, und kürzen den Gewinn. Eine Überprüfung unter dem Aspekt der Notwendigkeit und Angemessenheit ist grundsätzlich nicht vorzunehmen, auch unzweckmäßige oder vermeidbare Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Betrieb sind grundsätzlich abzugsfähig.

Nur ausnahmsweise ist bei folgenden Luxusgütern (und nur bei diesen) eine Angemessenheitsprüfung vorzunehmen:

• Personen- und Kombinationskraftwagen
• Personenluftfahrzeugen
• Sport- und Luxusbooten
• Jagden
• geknüpfte Teppiche
• Tapisserien
• Antiquitäten

Aufwendungen, die typischerweise die private Lebensführung des Unternehmers betreffen, können nur dann abgesetzt werden, wenn im konkreten Fall die betriebliche oder berufliche Veranlassung eindeutig im Vordergrund steht. Ist eine klare Abgrenzung zur Privatsphäre nicht möglich, so kann ungeachtet einer betrieblichen Mitveranlassung der gesamte Aufwand nicht abgesetzt werden (sogenanntes "Aufteilungsverbot"). Die Frage des Aufteilungsverbots befindet sich aller­dings im Umbruch, wie die infolge der Rechtsprechung zu Mischreisen geänderte Ver­wal­tungspraxis zeigt.

Die Reise muss sich eindeutig in einen betrieblichen Abschnitt und in einen privaten Abschnitt aufteilen lassen. Dann sind anteilig alle Aufwendungen, sowohl für die Verpflegung als auch für die Unterkunft abzugsfähig.

Kein Aufteilungsverbot gilt für "neutrale" (= nicht typischerweise privat genutzte) Wirtschaftsgüter wie Kraftfahrzeuge, Telefon, Handy, Telefax, Computer.

Auch Ausgaben vor der Betriebseröffnung können steuerlich abzugsfähig sein. Solche Ausgaben und Aufwendungen fallen unter den Begriff der vorbereitenden Betriebsausgaben. Als Beispiele gelten Reisekosten, Beratungskosten oder Telefonkosten.

Für die Behandlung von Bewirtungskosten kann keine allgemeine Aussage über die Abzugsfähigkeit getroffen werden, vielmehr ist zwischen drei Fällen - zur Gänze abzugsfähig, 50%iges Abzugsverbot, zur Gänze nicht abzugsfähig - zu unterscheiden.

Zur Gänze abzugsfähig

Die gesamten Kosten sind abzugsfähig, wenn

• die Bewirtung unmittelbarer Bestandteil der Leistung ist oder unmittelbar im Zu­sam­men­hang mit einer Leistung steht,
• die Bewirtung Entgeltcharakter hat und
• die Bewirtungen nahezu keine Repräsentationskomponente aufweisen.

Beispiele:

Unmittelbarer Bestandteil der Leistung: Verpflegung während einer Schulung, wenn die Ver­pfle­gungs­kosten im Schulungspreis inkludiert sind.

Entgeltcharakter: Freiberufliche Geschäftsvermittler erhalten für eine erfolgreiche Ge­schäfts­­­vermittlung eine Reise als Anerkennung (Incentive-Reise).

Ohne Repräsentationskomponente: Bewirtung in Zusammenhang mit Betriebsbesichtigung, wobei fast ausschließlich be­trieb­liche Grün­de oder Werbung für den Betrieb aus­schlag­gebend sind (man will aus der Be­su­cher­gruppe künftige Arbeitnehmer werben; der Be­trieb will vor der Be­sucher­gruppe mit sei­nen Pro­dukten, seinem Know-how werben und durch die Bewirtung eine ange­nehme Atmosphäre schaffen).

50%ige Kürzung

Es kommt zu einer 50%igen Kürzung der Bewirtungskosten, wenn es sich um werbewirksame Bewirtungsaufwendungen mit untergeordneter Repräsentationskomponente handelt.

Beispiel: Arbeitsessen im Vorfeld eines konkret angestrebten Geschäftsabschlusses. Obwohl das Arbeitsessen nur zu 50 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann, ist jedoch der volle Vorsteuerabzug bei Geschäftsessen möglich. Der Unternehmer muss allerdings nachweisen können, dass die Bewirtung fast ausschließlich Werbezwecken diente.

Zur Gänze nicht abzugsfähig

Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist als Repräsentationsaufwand anzusehen und fällt grundsätzlich zur Gänze unter das Abzugsverbot.

Beispiele:

Bewirtung im Haushalt des Unternehmers, Bewirtung in Zusammenhang mit dem nicht absetzbaren Besuch von Vergnügungsetablissements, Casinos, gesellschaft­li­chen Ver­an­stal­tungen (Bälle, Essen nach Konzerten, Theater)

Dienstnehmer müssen noch vor Arbeitsantritt – auch bei fallweiser Beschäftigung – beim zuständigen Sozialversicherungsträger (Gebietskrankenkasse) angemeldet werden.

Die Anmeldung kann in einem einzigen Schritt über das elektronische Datensammelsystem ELDA erfolgen.

Stattdessen, falls bei Arbeitsantritt noch nicht alle Daten des Dienstnehmers vorhanden sind, kann die Anmeldeverpflichtung auch in zwei Schritten erfüllt werden:

Mindestangaben-(Aviso-)Meldung (1. Schritt)

Vor Arbeitsantritt müssen die Mindestangaben gemeldet werden. Diese sind Beitragskontonummer, Name, Versicherungsnummer und Geburtsdatum der beschäftigten Person sowie Ort und Tag der Beschäftigungsaufnahme. Des Weiteren muss auch angegeben werden, ob eine fallweise Beschäftigung vorliegt.

Die Mindestangaben-Meldung vor Arbeitsantritt kann per ELDA online erfasst werden. Ist die elektronische Übermittlung nicht möglich, kann die Meldung auch per Telefax erfolgen. Wenn kein Faxgerät verfügbar ist (und nur dann) kann die Aviso-Meldung telefonisch erfolgen. Dabei sind allerdings die wichtigsten Daten zu dokumentieren (Datum, Uhrzeit und mit wem gesprochen wurde).

Vollständige Anmeldung (2. Schritt)

Innerhalb von sieben Tagen ab Beginn der Tätigkeitsaufnahme sind die noch fehlenden Angaben zu melden.

Neu ab 1.1.2018 Vereinfachte Meldung

Statt der bisherigen Mindestangaben-Meldung und späteren Vollanmeldung kommt eine vereinfachte Anmeldung vor Arbeitsantritt. Darin müssen alle Daten angegeben werden, ohne die eine Anmeldung nicht möglich ist. Alle Daten die noch fehlen müssen nicht wie bisher in der Vollanmeldung bekannt gegeben werden, sondern werden bei der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung gemeldet.

Verstoß gegen die Meldebestimmung

Liegt keine korrekte Anmeldung von Dienstnehmern vor, kommt es im Falle einer Kontrolle der Prüforgane des Bundes oder der Sozialversicherung zu einer Anzeige. Die Geldstrafen rei­chen von € 730,00 bis zu € 2.180,00, im Wiederholungsfall bis zu € 5.000,00 pro Vergehen. Ist diese Geldstrafe uneinbringlich, droht eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Wochen.

Bei erstmaligem Verstoß, geringfügigen Abweichungen und unbedeutenden Folgen kann die Geldstrafe auf € 365,00 herabgesetzt werden.

Ferner können bei Nichteinhaltung der Meldefristen Beitragszuschläge, Ordnungsbeiträge oder Verzugszinsen angelastet werden.

Es können auch dann schon steuerlich abzugsfähige Werbungskosten vorliegen, wenn zum Zahlungszeitpunkt noch keine Einnahmen zufließen (Vorwerbungskosten). Die künftige Vermietung muss jedoch mit ziemlicher Sicherheit feststehen (z. B. mit dem zukünftigen Mieter ist bereits ein bindender Vertrag abgeschlossen worden).

Die Kosten für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sind nur ausnahmsweise dann als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abzugsfähig, wenn dieses Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit bildet. Die Beurteilung dessen, erfolgt im Einzelfall nach dem typischen Berufsbild und einer wertenden Gewichtung aller Tätigkeitskomponenten. Beispiele für Tätigkeiten, deren Mittelpunkt (Schwerpunkt) jedenfalls außerhalb eines häuslichen Arbeitszimmers liegt: Lehrer, Vortragende, darstellende Künstler, Richter, Politiker.

Nicht unter die "steuerliche" Definition von einem Arbeitszimmer fallen alle Räume, die auf Grund der funktionellen Zweckbestimmung und Ausstattung von vornherein der Betriebs- bzw. Berufssphäre des Steuerpflichtigen zugeordnet werden können. Darunter fallen z. B. schallgeschützte Musikproberäume, Film- und Tonaufnahmestudios.

Grundsätzlich sind Akten und Belege sieben Jahre aufzubewahren. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Bei Unterlagen, die Grundstücke betreffen, verlängert sich diese Frist auf 22 Jahre.

Vereinzelt gelten längere Fristen. Die Tabelle zeigt eine Auswahl von Beispielen für Auf­be­wah­­rungsfristen.

Tipp: Heben Sie sämtliche Belege zum Kauf eines Grundstücks auf (z. B. zur Grunderwerbsteuer, zu den Anwalts- und Notarkosten) und auch alle Belege über die danach anfallenden Instandhaltungskosten. Falls Sie das Grundstück später verkaufen möchten, können so bei der Berechnung des Veräußerungsgewinns die tatsächlichen Anschaffungskosten angesetzt werden.

Kinderbetreuungskosten (z. B. für Kindermädchen, Kindergarten oder Hort) können weder als Betriebsausgaben noch als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die Ausgaben für eine Kinderbetreuung können aber als außergewöhnliche Belastungen ohne Selbstbehalt, bis höchstens € 2.300,00 pro Kind und Kalenderjahr, geltend gemacht werden. Unter folgenden Voraussetzungen:

• Das Kind hat zu Beginn des Kalenderjahres das 10. Lebensjahr noch nicht vollendet.
• Es wurde für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr der Kinderabsetzbetrag gewährt.
• Das Kind hält sich ständig im Inland, in einem Mitgliedstaat der EU oder des EWR oder in der Schweiz auf.
• Die Kosten müssen unmittelbar an eine Kinderbetreuungseinrichtung oder an eine pädagogisch qualifizierte Betreuungsperson gezahlt worden sein.

Die Kinderbetreuungskosten sind auch von der unterhaltsverpflichteten Person absetzbar (z. B. geschiedener Elternteil), wenn ihr der Unterhaltsabsetzbetrag für mehr als sechs Monate im Kalenderjahr zusteht.

Wird die Begünstigung von beiden Elternteilen in Anspruch genommen, ist auch in diesem Fall der Betrag mit € 2.300,00 pro Kind limitiert. Es kann nur der Elternteil die Kosten steuerlich geltend machen, der sie nachweislich getragen hat. Absetzbar sind sämtliche Kosten für die Kinderbetreuung (kein Schulgeld).

Ferienlager

Bei Ferienlagern sind die Gesamtkosten absetzbar. Dazu gehören auch Kosten für die Freizeitgestaltung wie Nachhilfeunterricht oder sportliche Aktivitäten. Auch hier gilt jedoch, dass die Betreuung durch eine pädagogisch qualifizierte Person erfolgen muss. Weiters können auch Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung abgesetzt werden.

Behinderte Kinder

Ist ein Kind zu 50 % oder mehr behindert, so sind Kinderbetreuungskosten bis zum 16. Lebensjahr des Kindes zusätzlich zu einem bestehenden Freibetrag von € 262,00 monatlich steuerlich abzugsfähig. Dies gilt bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Kind das 16. Lebensjahr vollendet hat.

Mit Stichtag 1. Jänner 2014 wurde eine fiktive Pension berechnet. Die Grundlage dafür bilden alle Versicherungszeiten, die bis zum Ende des Jahres 2013 erworben wurden.

Diese sogenannte Konto-Erst-Gutschrift wird in das neue Pensionskonto übertragen. Seit Juni 2014 werden die Konto-Erst-Gutschriften an alle Versicherten versendet.

Genauere Informationen über Ihr persönliches Pensionskonto erhalten Sie hier: www.neuespensionskonto.at